Aplicare Volutari
1. Departamentul Acces
În cadrul departamentului Acces, format dintr-un coordonator și voluntari, se asigură
accesul la eveniment prin scanarea brăţărilor participanților și se oferă, la nevoie, informații
suplimentare legate de accesul în festival.
Ce face departamentul Acces?
★ Asigură accesul festivalierilor și al organizatorilor în perimetrul/interiorul festivalului;
★ Se implică ȋn vederea soluţionării situaţiilor de criză care apar pe durata festivalului;
★ Interacţionează direct cu participanții;
Atribuţii principale:
★ Scanează și verifică integritatea brăţărilor participanților;
★ Trebuie să cunoască toate culorile brăţărilor și însemnătatea lor;
★ Informează participanții că trebuie să păstreze brăţara până la finalul perioadei de
valabilitate;
2. Departamentul Acreditări
Departamentul Acreditări vizează preschimbarea acreditării membrilor din Staff într-o
brățară care să le permită accesul în locația unde se desfășoară evenimentul.
Ce face departamentul de Acreditari?
★ Preschimbă acreditarea în brățară;
★ Interacționează direct cu echipa de organizare, sponsori, VIP, voluntari, Blue Service;
Atribuții principale:
★ Asigură preschimbarea acreditării în brățară validă;
★ Răspunde participanților la nelămuririle legate de eveniment;
★ Anunță organizatorii dacă sesizează nereguli;
3. Departamentul Angels
Sunt cei care vor întâmpina artistul şi care se vor asigura că atât el, cât şi cei care îl însoţesc vor avea o şedere cât mai plăcută alături de noi.
Ce face departamentul Angels?
★ Va fi persoana de legătură dintre artist şi buna desfăşurare a festivalului;
★ Va avea grijă ca artistul să primească suportul logistic şi să-şi respecte programul.
Atribuţii principale:
★ Păstrează confidenţialitatea informaţiilor obţinute de la Coordonatori și artişti;
★ Respectă intimitatea artistului (nu fac poze cu artistul şi nu vor posta pe reţelele de socializare);
★ Îi va comunica Coordonatorului și Asistentului de Coordonator orice informaţie, cerinţă sau nemulţumire a artiştilor în vederea soluţionării cât mai rapidă a problemei;
★ Se va asigura că programul stabilit de organizatori pentru artist este respectat;
★ Se va asigura că acreditările şi welcome-pack-urile artistului sunt primite de către artist şi de către staff-ul acestuia.
4. Departamentul Check-in
Departamentul Check-In este constituit dintr-un coordonator și voluntarii care vor reprezenta prima interacțiune a publicului cu festivalul/evenimentul. Misiunea lor este să scaneze biletele participanților, oferindu-le în schimbul acestora BRĂȚĂRI, pe baza cărora va fi permis accesul în festival.
Ce face departamentul Check-In?
★ Se asigură că biletele sunt valide;
★ Asigură procesul de preschimbare a BILETELOR în BRĂȚĂRI;
Atribuții principale:
★ Realizează prima interacțiune cu festivalierii;
★ Asigură scanarea biletului și preschimbarea lui în brățară de festival;
★ Se asigură că operațiunea de scanare a biletelor este fluidă și că brățara de acces este
pusă corect la mâna festivalierilor;
5. Departamentul Flux
Departamentul Flux este responsabil cu gestionarea și monitorizarea fluxului de oameni de la intrarea în festival. Acest departament este format dintr-un coordonator și voluntari care lucrează împreună pentru a se asigura că toate aspectele legate de gestionarea fluxului sunt bine organizate și funcționează eficient.
Ce face Departamentul Flux?
★ Monitorizează și gestionează fluxul de oameni și resurse în cadrul festivalului;
★ Colaborează cu celelalte departamente pentru a asigura buna desfășurare a evenimentului.
Atribuții principale:
★ Supraveghează accesul și circulația participanților în cadrul festivalului;
★ Îndrumă participanții către punctele importante din cadrul festivalului, cum ar fi cortul de Check-in sau Resolution;
★ Interacționează cu participanții pentru a răspunde la întrebări și pentru a le oferi informații utile referitoare la punctele de interes din festival;
6. Departamentul User Experience
Este compus istoric din fuziunea departamentelor de User Experience, Emergency Team și Logistică. Sunt acei voluntari care vor ajuta ca TOȚI VOLUNTARII BREZOIULLUMII să aibe parte de cea mai plăcută experiență. Vor suplimenta și vor pune bazele logistice ale festivalului. Sunt cei care vor ajuta echipa tehnică şi de producţie, precum si restul departamentelor cu tot ce au nevoie pentru ca participanţii festivalului să aibă o experienţă cât mai plăcută.
Ce face departamentul de User Experience?
★ Va fi pregătit să ajute voluntarii de la orice alt departament, în caz de nevoie.
★ Ştie fiecare departament unde îşi desfăşoară activitatea pentru a-i putea ajuta atunci când este cazul.
★ Asigură suport logistic echipei tehnice şi de producţie;
★ Se ocupă de elementele de logistică (transportare, montare);
★ O parte din departament se va ocupa de furnizarea mâncării pentru voluntarii din toate departamentele;
Atribuţii principale:
★ Să cunoască perimetrul festivalului şi locaţiile în care îşi desfășoară departamentele activitatea;
★ Să cunoască activitatea tuturor departamentelor;
★ Va fi la curent cu toate zonele din festival;
★ Va asigura suport echipei tehnice, în caz de nevoie;
★ Se va ocupa ca elementele de logistică să ajungă în zonele cerute de către organizatori;
★ Va ajuta echipa de design cu instalarea şi aranjarea diferitelor elemente de decor ale festivalului;
★ Va fi disponibil cu câteva zile înainte de începerea festivalului.
7. Departamentul Resolution
Ce face departamentul Resolution?
★ Soluționează problemele legate de brățări și bilete;
★ Asigură buna organizare, prin intervenirea în cazul potențialelor nereguli sesizate;
★ Anunță paza dacă văd nereguli în festival;
Atribuții principale:
★ Interacționează cu publicul;
★ Este într-o continuă comunicare cu celelalte departamente;
★ Soluționeaza problemele legate de brățări și bilete;
Se implică ȋn vederea soluţionării situaţiilor de criză care apar pe durata festivalului
8. Departamentul de Resurse Umane
Ce face Departamentul de Resurse Umane?
★ Recrutează și selectează voluntarii ;
★ Menține comunicarea constantă cu voluntarii prin intermediul email-ului și grupurilor de whatssapp;
★ Se ocupă de actele și training-urile voluntarilor
★ Monitorizează activitatea celorlalți voluntari și asigură pontajul corect al acestora.
Departamentul de Resurse Umane este subdivizat in trei subdepartamente:
- Recrutare și selecție;
- Acte și training-uri;
- Monitorizare și pontaje.
Momentan, căutăm voluntari pentru punctele 2 și 3 astfel, atribuţii principale ale acestor
voluntari sunt:
- Acte și training-uri:
★ Împarțirea actelor voluntarilor înainte de training-uri în funcție de departamentul în care au fost repartizați;
★ Verificarea veridicității datelor voluntarilor (daca datele din Cartea de identitate corespund cu datele din actele generate);
★ Asigurarea desfășurării training-urilor într-un mediu plăcut (să fie aranjată/ordonată sala)
★ Testarea echipamentelor de sonorizare și proiectare (la nevoie);
★ Coordonarea fluxului de voluntari înainte/în timpul/după training astfel încât să nu se formeze cozi prea mari sau să se suprapună;
- Monitorizare și pontaje
★ Se asigură că voluntarii ajunt la timp pe tură;
★ Se asigură că toți voluntarii se semnează pe fișele de prezență;
★ Contactează voluntarii în cazul în care nu s-au prezentat pe tură;
★ Informează în mod constant coordonatorul/asistenții coordonatorului de neconcordanțele apărute.
Aplicație Voluntar
Vă rugăm să completați formularul cu toate datele solicitate.
